ACERCA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y DOCUMENTOS.

No es de extrañar, que a veces al hacer una limpieza a fondo en la oficina se os pase por la cabeza deshaceros de archivadores, carpetas y clasificadores muy antiguos. Pero, ¿puedo realmente hacerlo? En esta entrada se comenta la importancia que tienen esos documentos.

Los documentos que se confeccionan en las oficinas no solo son importantes para la empresa, sino que además, sirven de información válida para terceros. Los tres grandes grupos en los que podemos clasificar el público al que va dirigido son los siguientes:

• Interior de la empresa. Con los datos históricos de nuestra empresa podemos captar la tendencia sobre precios, ventas, etc. que ayuden a la toma de decisiones.
• Público en general. En este grupo se enmarcan tanto a los inversores y acreedores potenciales, como a los clientes y otros stakeholders no incluidos en los demás grupos.
• Administración. En el ejercicio de sus funciones tiene la potestad de acceder a nuestra información con el objetivo de que la empresa cumpla con la legalidad.

 De este último grupo (Administración) nos vamos a ocupar en este post, ya que la empresa es voluntaria de conservarlos para el interés de los restantes grupos.

De un modo, el Código de Comercio, que es de obligado cumplimiento para los que ejerzan los actos de comercio, en su artículo 30 expone literalmente lo siguiente:

"1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales y especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo."

De otro modo, la Ley General Tributaria, en su artículo 29, con respecto a las obligaciones formales manifiesta que se deben conservar los libros y registros en formato legible, ya sea en formato papel o digital. Complementando lo anterior, el artículo 66 letra "a" de la LGT, expresa que la Administración tiene un plazo de 4 años (el cómputo de los plazos se encuentra en el artículo 67 de la citada Ley) para poder determinar la deuda tributaria. No obstante, si se produjese interrupción en el derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria, esto puede ocurrir porque Hacienda inicia las acciones de comprobación e inspección y el plazo se ampliará en otros 4 años más.

No obstante, y como bien apunta Ramón González Sanz, la joven Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo indica que para determinadas personas y entidades (tales como asesorías fiscales, auditores de cuentas, contables externos, entidades de crédito, etc.), el período mínimo en la que tienen que asegurar la gestión y disponibilidad de los documentos es de 10 años a partir de la terminación de la ejecución de las operaciones o de la relación de negocios.

Concluyendo, para el Código de Comercio el período en el que tenemos que mantener nuestros libros, documentos, facturas,  etc. es de 6 años. No obstante, para la LGT el plazo puede llegar a ser hasta de 8 años (en caso de que la interrupción se produzca en el último día de la prescripción inicial). Cierto es, que en caso de que queramos (esto es voluntario) compensar bases imponibles de ejercicios prescritos debemos exhibir tales documentos ante la autoridad. Pero con carácter obligatorio, no hay que olvidar que si nuestra empresa está dentro de algunas de las mencionadas en el artículo 2 de la Ley de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, el período mínimo es de 10 años. 

NOTA: No se contempla en este texto los plazos por delito fiscal contemplados en el Código Penal que difieren con respectos a la normativa mercantil y tributaria.